Die Erstellung einer professionellen deutschen Geschäfts-E-Mail erfordert eine klare Struktur. Eine gut organisierte E-Mail verbessert die Kommunikation und zeigt Professionalität. Hier ist eine Aufschlüsselung:

1. Betreffzeile (Betreff):

• Halten Sie sie kurz und informativ. Der Empfänger sollte den Zweck der E-Mail auf einen Blick verstehen.
• Beispiel: „Terminanfrage – Projektaktualisierungen“ oder ‚Anfrage zu Produkt X‘.

2. Begrüßung (Anrede):

• Förmlich: „Sehr geehrte Frau/Herr [Nachname]“ – Verwenden Sie diese Anrede nur, wenn Sie eine enge Arbeitsbeziehung haben.
• Weniger förmlich (mit Vorsicht zu verwenden): „Guten Tag [Name]“ oder “Hallo [Name]“ – Nur bei etablierten, weniger formellen Geschäftsbeziehungen angebracht. Im Zweifelsfall sollten Sie sich auf die Seite der Förmlichkeit schlagen.

3. Haupttext (Textkörper):

• Einleitung: Nennen Sie kurz den Grund für Ihr Schreiben.
• Hauptinhalt: Stellen Sie Ihre Informationen klar und prägnant dar.
  • Verwenden Sie kurze Absätze.
  • Verwenden Sie Aufzählungspunkte oder nummerierte Listen für wichtige Informationen.
  • Vermeiden Sie komplexe Formulierungen. Klarheit ist das A und O.
• Aufruf zum Handeln (falls zutreffend): Was soll der Empfänger tun? (z. B. ein Treffen vereinbaren, Informationen senden, eine Frage beantworten)

4. Abschluss (Grußformel):

• Formell: „Mit freundlichen Grüßen“ – Die Standardformel für geschäftliche E-Mails, die am besten geeignet ist.
• Weniger förmlich (mit Vorsicht zu verwenden): „Freundliche Grüße“ – Nur bei etablierten, weniger formellen Geschäftsbeziehungen angebracht.

5. Unterschrift (Signatur):

• Ihr vollständiger Name
• Ihr Titel/Position (falls zutreffend)
• Ihr Unternehmen
• Ihre Kontaktinformationen (Telefonnummer, E-Mail-Adresse)

6. Proofreading (Korrekturlesen):

• Entscheidend! Prüfen Sie auf Grammatik-, Rechtschreib- und Zeichensetzungsfehler. Eine geschliffene E-Mail zeugt von Professionalität.

Gebräuchliche Redewendungen und Vokabeln für deutsche Geschäfts-E-Mails

1. Begrüßung: Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einer angemessenen Begrüßung, um einen respektvollen Ton zu erzeugen.

• Sehr geehrte Damen und Herren (Dear Sir or Madam) – Für unbekannte Empfänger oder allgemeine Anfragen.
• Sehr geehrte Frau/Herr [Nachname] (Dear Mr./Ms. [Last Name]) – Förmlicher Gruß für bekannte Empfänger.
• Guten Tag [Name] (Guten Tag [Name]) – Weniger formell, aber immer noch respektvoll.
• Hallo [Name] (Hello [Name]) – Nur in etablierten, weniger formellen Geschäftsbeziehungen angemessen.

2. Bitten: Bei Anfragen sind Klarheit und Höflichkeit entscheidend.

• Könnten Sie bitte…? (Könnten Sie bitte…?) – Höfliche und übliche Art, eine Bitte zu äußern.
• Ich wäre Ihnen dankbar, wenn… (I would be grateful if…) – Förmlicher und betont die Dankbarkeit.
• Würden Sie so freundlich sein…? (Würden Sie so freundlich sein…?) – Sehr höflich und formell.
• Ich bitte Sie um… (I ask you for…) – Direkter, aber immer noch höflich.
• Ich hätte gerne… (I would like…) – Ausdrücken eines Wunsches oder einer Bitte.

3. Informationen und Fragen:

• Ich schreibe Ihnen, um… (I am writing to you to…) – Den Grund für das Schreiben erklären.
• Ich hätte eine Frage zu… (I have a question regarding…) – Eine Frage zu einem bestimmten Thema stellen.
• Könnten Sie mir bitte Informationen zu… zukommen lassen? – Um Informationen bitten.
• Ich interessiere mich für… (I am interested in…) – Interesse an einem Produkt oder einer Dienstleistung bekunden.

4. Bestätigungen und Vereinbarungen:

• Ich bestätige den Erhalt Ihrer E-Mail. (I confirm the receipt of your email.)
• Ich freue mich, Ihnen mitzuteilen, dass… (I am pleased to inform you that…)
• Bitte lassen Sie mich wissen, ob… (Please let me know if…)
• Einverstanden. (Agreed.)
• Gerne. (Gladly/Certainly.)

5. Entschuldigungen und Erklärungen:

• Ich entschuldige mich für… (I apologize for…)
• Es tut mir leid, dass… (I am sorry that…)
• Ich bitte um Entschuldigung für die Verzögerung. (I apologize for the delay.)
• Aufgrund von… (Due to…) – Explaining a reason or situation.

6. Abschlussphrasen – Das Ende einer Geschäfts-E-Mail ist sehr wichtig.

• Mit freundlichen Grüßen (With kind regards) – Standard formal closing.
• Freundliche Grüße (Kind regards) – Slightly less formal.
• Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung. (I look forward to your response.)
• Für weitere Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. (I am at your disposal for further questions.)
• Vielen Dank für Ihre Mühe. (Thank you for your effort.)

7. Einen Anhang erwähnen

• Im Anhang finden Sie… (In the attachment you will find…)
• Anbei sende ich Ihnen… (I am sending you… as an attachment.)
• Bitte beachten Sie den Anhang. (Please note the attachment.)

8. Dank ausdrücken

• Vielen Dank für Ihre Hilfe. (Thank you for your help.)
• Ich danke Ihnen im Voraus. (Thank you in advance.)
• Ich bin Ihnen sehr dankbar für… (I am very grateful for…)

Wenn Sie diese gebräuchlichen Ausdrücke und Vokabeln in Ihre deutschen Geschäfts-E-Mails einbauen, können Sie effektiver kommunizieren und ein Gefühl von Professionalität in Ihrer Korrespondenz vermitteln.

Deutsche Geschäfts-E-Mails schreiben – ein Beispiel:

Betreff: Anfrage bezüglich Ihrer aktuellen Produktpalette

Sehr geehrte Frau Müller,

ich hoffe, dass es Ihnen gut geht. Mein Name ist Peter Schmidt, und ich vertrete die Firma TechSolutions GmbH. Wir sind auf der Suche nach neuen Lieferanten für elektronische Komponenten und sind auf Ihr Unternehmen aufmerksam geworden.

Wir sind beeindruckt von Ihrer Produktpalette, insbesondere im Bereich der Mikrocontroller und Sensoren. Daher würde ich gerne mehr über Ihre aktuellen Angebote und die Preise erfahren. Könnten Sie uns bitte Informationen über die verfügbaren Produkte, sowie mögliche Mengenrabatte und Lieferzeiten zukommen lassen?

Zusätzlich interessiert uns, ob Sie Muster Ihrer Produkte zur Verfügung stellen können, um die Qualität vor einer möglichen Bestellung zu überprüfen. Dies würde uns sehr helfen, eine informierte Entscheidung zu treffen.

Ich bedanke mich im Voraus für Ihre schnelle Rückmeldung und freue mich auf eine mögliche Zusammenarbeit. Bitte fühlen Sie sich frei, mich jederzeit per E-Mail oder telefonisch zu erreichen.

Mit freundlichen Grüßen,

Peter Schmidt TechSolutions GmbH Tel.: +49 30 1234567 E-Mail: peter.schmidt@techsolutions.de

Weitere Hilfe für deutsche Geschäfts-E-Mails 

Als Nachhilfelehrerin für Geschäftsdeutsch biete ich Ihnen persönliche Beratung und Unterstützung, damit Sie die Kunst des Schreibens professioneller deutscher Geschäfts-E-Mails beherrschen.

Ich kann Ihnen bei allem helfen, vom Verstehen der Nuancen der formalen Sprache und Etikette bis hin zum Verfassen klarer, prägnanter und überzeugender Nachrichten. Wir können gemeinsam Beispiele aus der Praxis analysieren, das Schreiben verschiedener Arten von Geschäftskorrespondenz üben und Ihre Kommunikationsfähigkeiten verfeinern, um sicherzustellen, dass Sie in jedem deutschen Geschäftskontext einen positiven Eindruck hinterlassen.

Ganz gleich, ob Sie gerade erst anfangen oder Ihre vorhandenen Kenntnisse auffrischen möchten, ich kann meinen Unterricht auf Ihre speziellen Bedürfnisse und Ziele abstimmen und Ihnen helfen, selbstbewusst und effektiv in der deutschen Geschäftswelt zu kommunizieren.